יומן רופא - קווים לדמותו
קצת רקע
גם אתם שומעים את צמד המילים "יומן רופא" ומדמיינים רופא במאה ה-16 כותב מרשמים עם נוצה ודיו? אז מסתבר שיומן רופא הוא בכלל ייצור חשבונאי שהמציאה רשות המיסים. הרשות דורשת ממטפלים למלא יומן מעקב אחר פגישות והתשלומים שהתקבלו עבורן. כך שביום ביקורת הם יוכלו לוודא כי התשלומים בקליניקה מתנהלים באופן תקין ולא מתבצעת העלמת מס.
דרישות החוק
יומן רופא הומצא לפני העידן הדיגיטלי, ודרישת החוק היא לנהל מחברת בכתב יד עם עט לא מחיק, בה כל עמוד מייצג יום עבודה. עבור כל פגישה יש לציין את תאריך הפגישה, שם המטופל (מיד עם קבלתו לטיפול), הסכום שהתקבל ומספר הקבלה שהופקה. את התשלום ניתן לציין עד כשלושים ימים לאחר הפגישה. בנוסף יש דרישה לנהל רישום מוקדם של מתרפאים. שזה שם מתנשא ליומן פגישות רשמי. כך שבעת ביקורת יהיה ניתן לראות לו״ז עם הפגישות העתידיות בקליניקה.
יומן 3. (א) יומן יהיה ספר כרוך ולכל יום ייועד עמוד נפרד ובו יירשמו הפרטים הבאים: (1) התאריך; (2) שם כל מתרפא או מקבל שירות; ביקור בית או ביקור לילה יצויין; (3) הסכום שנתקבל מהמתרפא או ממקבל השירות; אם התשלום בעד הטיפול אינו נעשה מאת המתרפא או מקבל השירות יצויין בהערות שמו של החייב בתשלום; (4) תקבולים מאחרים בעד טיפולים (כגון מקופות חולים או ממוסדות); (5) מספר שובר הקבלה; (6) פירוט התשלומים וסכום התשלומים; (7) הערות. (ב) הרישום ביומן הרופא ייעשה כדלהלן: (1) שם המתרפא - עם קבלתו לטיפול; (2) תקבולים ותשלומים - לא יאוחר מ-30 ימים מתום החודש שבו בוצעה הפעולה; לגבי כל יום ייערך סיכום בנפרד בדיו. רישום מוקדם של מתרפאים 4. רישום מוקדם של מתרפאים, אשר לפיו נקבעים התאריך ושעת הביקור אצל הרופא יישמר כחלק בלתי נפרד ממערכת חשבונותיו.
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג – 1973 בסעיף 36 תוספת ו'
מי חייב למלא יומן רופא
החוק מכליל את הדרישה לניהול יומן רופא עבור ״פסיכולוג, פיסיותרפיסט, וטרינר, רופא שיניים ומרפא שינים״. לא הצלחנו לקבל תשובה מרשות המיסים האם הדרישה רלוונטית למטפלים שאינם צויינו במפורש בחוק. אבל אנחנו יודעים לומר, שביום ביקורת, יומן הפגישות שלכם יבדק לעומק מול הקבלות שהוצאתם. וניהול יומן רופא מסודר, יחסוך מכם לחץ מיותר ובניה של ההתאמות האלו בדיעבד.
האלטרנטיבה הדיגיטלית
מסתבר שסתם למלא את הנתונים הנדרשים בקובץ טקסט לא מספק את הרשויות. לטענתם, מסמך טקסט מאפשר לבצע שינויים בדיעבד ולהציג מצג שווא. אז מה הפתרון? על מנת לנהל יומן רופא באופן דיגיטלי, יש צורך לשמור היסטוריית שינויים, כל שביום ביקורת ניתן לצפות בכל השינויים שנעשו. ולזהות אם בוצעה מניפולציה כלשהיא למידע.
איך קליניקה חכמה פותרת את הכל
בקליניקה חכמה יומן הרופא מתנהל בעצמו מעצם העבודה במערכת. ככה שלא תצטרכו להתעסק עם מחברות ולנהל רשימות מיותרות בדיעבד. איך זה קורה? כשאתם קובעים פגישה ביומן עם מטופל, מוציאים חשבונית ירוקה למטופל, או מבטלים פגישה שלא התקיימה, אנחנו אורזים את המידע שלכם בצורה שמותאמת לדרישת רשות המיסים. רק תדאגו שאתם/ן לא משאירים ביומן פגישות ללא תשלום יותר מדי זמן. ואתם/ן מוכנים במקרה של ביקורת מהרשויות.
* קליניקה חכמה רשומה כתוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת לשימוש עבור יומן רופא ורישום מוקדם של מתרפאים. בהתאם לסעיף 36 תוספת ו' להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג – 1973. לצפייה בתעודה